須崎恭彦の相談室

集中したいのに電話で中断、仕事が進まず、集中力低下で作業効率悪化

2017.09.11

━【読者からのご質問】━
私の職場はよく電話がなります。社内電話も、お客さまからの電話も。集中して作業をしていても、電話にはでないと行けません。時間がなくても、電話にでないと行けません。これは仕方がありません。ただ、電話にでると作業が中断し、今までの集中も一度切れてしまいます。また1から集中するまで時間がかかります。中断されたあとでも、集中力を保つコツや方法は何かありますか?

30代 女性 事務職 宮崎県 黒木しずかさま

須崎からのアドバイス

電話対応で集中力が途切れるのを防ぐ方法と心構え

黒木さま、ご質問をありがとうございます。そして、毎朝「1分間集中力メルマガ」をお読みくださり、重ねてありがとうございます!さて、いただいたご質問にアドバイスさせていただきますね。

電話に出ると集中力が途切れるのは普通です

まず、「電話に出る」ということは集中力を途切れさせ、元に戻すのにも時間が必要で、私達の生産性を大幅に低下させます。
ですから、黒木さまが「電話にでると作業が中断し、今までの集中も1度切れてしまいます」とおっしゃるのは、黒木さまだけでなく、私もそうです。

ただ、電話が鳴ったときに受話器を取った瞬間に「妨害」がスタートするわけですが、「受話器を取ること」を受け入れるかどうかは、自分で決めようと思えば決めることが出来ます。

黒木さまの会社では、電話が鳴ったらでないと行けないとのことですが、その習慣はちょっと脇に置いて置いて、「そうだったらいいのだけれど…」という気持ちでも結構ですから、次の話を読んでみてくださいね。

ここで考えたいのは、
===
その電話は本当に「私」が対応する必要があるのか?
===
ということです。

電話に即対応する必要性があるとき・ないとき

電話は会社の目的を達成するための一手段です。
ですから、
===
この電話対応は会社の目的達成に繋がるか?
この電話対応は業務の効率化に繋がるか?
この電話対応は自分の職務遂行に必要か?
===
と考える必要が「本当は」あるのではないでしょうか?

そして、
===
自分の仕事を中断してでも、重要かつ緊急かつ自分でないとダメ
===
な場合にのみ電話対応をすることが「理想」です。

もちろん、現実的にはそうするのは難しいのですが、最小限の妨害で対応出来たら…と考えてみるのは、会社にとっても、自分にとっても良いことだと思うのです。

そこで、まずは、即時対応で頻繁に集中力が低下するより、「電話の時間はまとめて」という方法を考えてみましょう!

電話に患わされることから自分を守る方法

イメージとしては、
生産性が高い午前中は頭脳労働
生産性が低下する午後やスキマ時間に電話対応
です。

これで一番いいのは、同僚と協力するかもしれません。

例えば、時間帯に分けて、電話対応する人を決めて、他の人は電話に出ないで自分の仕事をすることにします。

今日は、

09時ー10時はメインがAさん、サブがBさん
10時ー11時はメインがCさん、サブがDさん
13時ー14時はメインがBさん、サブがAさん
14時ー15時はメインがDさん、サブがCさん
15時ー16時はメインがAさん、サブがBさん
16時ー17時はメインがCさん、サブがDさん

翌日は、

09時ー10時はメインがBさん、サブがAさん
10時ー11時はメインがDさん、サブがCさん
13時ー14時はメインがAさん、サブがBさん
14時ー15時はメインがCさん、サブがDさん
15時ー16時はメインがBさん、サブがAさん
16時ー17時はメインがDさん、サブがCさん

という風に割り振ると、自分の仕事に没頭できる時間が2時間以上できます。

メインがAさんの09時ー10時に、Dさん宛の電話がかかってきたら、

「あいにくDは席を外しておりまして、10時頃戻ってきますが、折り返し電話させていただいてもよろしいでしょうか?それともメールでのご返答がご都合よろしいでしょうか?」
と尋ねればいいのです。

こうすれば、電話対応で患わされることはずいぶん減りますし、今までより2ー3時間集中できる時間が増えますから、業務効率は高まるはずです!
また、「この時間は電話の音を消す」ことにして、全員が業務に没頭し、後で留守電に対応するという方法もあります。

いずれにしても、同僚か留守電に対応していただいて、後で対応することになりますが、ここで考えたいのは
===
電話をせずに済ませる方法は無いか?
===
です。

電話をせずに済ませる方法は無いか?

冒頭にも書きましたが、
===
電話は会社の目的を達成するための一手段
===
です。

先ほど、
===
メインがAさんの09時ー10時に、Dさん宛の電話がかかってきたら、
「あいにくDは席を外しておりまして、10時頃戻ってきますが、折り返し電話させていただいてもよろしいでしょうか?それともメールでのご返答がご都合よろしいでしょうか?」
と尋ねればいいのです。

===
と書きましたが、「会社の目的を達成するため」ならば、この時代、必ずしも電話対応する必要はありません。しかも、こちらが電話したら先方のタイミングが悪いなんていうことは日常で経験するところです。

ですから、「先方の都合」や「文字で残して誤解を最小限にする」ためにも、
メール対応
FAX対応
で返信することが「誠実かつ確実」ということを先方に伝えておけば、それで大丈夫ということになります。

しかし、それでも後で電話してくれと言われることはあるわけで、その時には「電話対応時間を最小限にする」ための準備をしておきます。

電話に対応するときの準備

電話をすると決めたら、
優先順位(誰から先に連絡するか?)を決め
相手に必要な情報を全て手元に用意
してから、電話をします。

冒頭に申し上げました通り、電話対応は
===
電話は会社の目的を達成するための一手段
===
ですから、電話対応時間は関係ありません。目的が達成されればいいのです。そのためにも、しっかりと準備をしておきたいものです。
そして、いざ電話するとなったら、実は第一声と切り上げ方が極めて重要です。

短時間で終わらせる電話始め方と終え方と準備

電話をかけたとき、

「須崎さん、ご無沙汰しております。息子さんも大きくなったんじゃないですか?」
などとスタートすると、業務に関係のない会話が数分続いたりします。

それは、
===
電話は会社の目的を達成するための一手段
===
に照らし合わせて好ましくないですし、関係のない話で電話も長くなり、集中力も消耗します。

ですから、
===
あくまでもビジネスライクなスタート
===
を心掛けることが重要です。

電話対応の終わり方

電話を終了させるときも
===
あぁ、須崎さん、次の会議に呼ばれちゃいました…お問い合わせの件、確かに承りましたので、私が責任持って対応させていただきますから、どうぞご安心ください。
===
と伝えればそれでオッケーです。

それでも食い下がる方が時にいらっしゃいますので、手元にタイマーを用意しておくとよいでしょう。「ピピピピピ…」と鳴ったら、さすがに先方も解放してくださいます。是非、参考にしてみて下さい。

電話対応で途切れた集中力を復活させる方法

上記の話は、電話対応の大半が
縮小できる
という大前提からのアドバイスでした。

===
世間話に付き合って仲良くなりましょう!
===
というアドバイスも世の中にはございますが、時間も体力も有限です。ぜひ、最小限の努力で最大限の効果を出しましょう!

それはそれとして、電話対応から完全に免れるのはなかなか難しいものです。そんなときに、「電話対応で途切れた集中力を復活させる方法」を知っておく事は有益です。

電話対応では脳が疲れるわけですから、脳をリラックス&リフレッシュさせる必要があります。
とは言ってもいきなり職務中にジョギングに行ったり、大がかりな体操をすることは難しいでしょう。
そこでオススメなのが「静かに元の状態に戻る方法」です。

やり方は簡単です。
===
1)軽く目を閉じて
2)ゆっくりと大きく深呼吸を10回やって
3)今までの人生で思い出すとニヤッとするぐらいに楽しかったことを15秒思い浮かべます(ニヤッとするまで)
4)次に、もう一つ思い出すとニヤッとするぐらいに楽しかったことを15秒思い浮かべます(ニヤッとするまで)
5)次に、これから取り組む仕事をサラリとエレガントにこなしている自分を10秒イメージします
===

時間は許された範囲で増減していただいて結構です。

これで解決しないという場合は、時間を長くしてみて下さい。
特に3と4のステップが心に栄養を与えてくれます。

時間が無ければ、
目を開けたままで結構ですから
大きく深呼吸を3回やって
「今から私は、電話対応する前以上の集中状態で業務に戻ります。」
と宣言してみて下さい。

私も電話相談が終わった後、普通の会話以上にグッタリすることがありますが、この様な方法でリセットして、次々こなしております。

21時から深夜2時まではこの方法で乗り切って余力がありますので(体力がアルカラという話もありますが)、心を整えるためにこのステップはとても有効と感じております。ぜひ、ご活用下さい。

ちなみに、私がお伝えしているシルバメソッドでは、脳の切り替えに役立つ強力なテクニックを他にもお伝えしておりますので、「これを機にマスターして、作業効率を高め、仕事もプライベートも充実させたい!」とお考えでしたら、ぜひ、ご活用下さい。

シルバメソッド八王子無料資料請求_CDプレゼント付き
シルバメソッド八王子スケジュール
シルバメソッド基礎コースとは
シルバメソッド基礎コースお申し込みフォーム

RECENT ENTRIES

相談室一覧を見る